دبیرخانه دائمی کنفرانس وظیفه حمایت اجرایی و ارائه خدمات در رابطه با کنفرانس در سال‌های مختلف را بر عهده دارد.
در حال حاضر دبیرخانه كنفرانس متشكل از افراد زير است:
نسیم شاه‌منصوری
مسئول دبیرخانه
دکتری شیمی فیزیک دانشگاه شریف
مهندس هدی کریمی دستجردی
مدیر اجرایی انجمن
كارشناسي مهندسي مکانیک دانشگاه شريف